دانش‌آموزان هر مقطع تحصیلی (متوسطه اول و متوسطه دوم) با توجه به زمان‌بندی اعلام شده، در سایت پیش ثبت نام کرده و مشخصات اولیه خود نظیر نام، نام خانوادگی، محل تحصیل و رشته مورد مسابقه را در سایت سلام کاپ وارده کرده و یک پروفایل برای خود ایجاد می کنند.

در مرحله دوم دانش‌آموزان با ورود به پروفایل خود، امکان ویرایش اطلاعات و تکمیل آن را دارند. همچنین در این مرحله می‌بایست فایل TDP خود را با توجه به درخواست داور در سایت سلام کاپ آپلود نمایند. این فایل در مرحله بعد توسط داوران مورد بررسی قرار می‌گیرد. پس از اعلام نتایج اولیه، تیم‌هایی که از نتایج نارضایتی دارند می‌توانند اعتراض خود را در سامانه ثبت کنند تا دوباره توسط داوران بررسی شود.

تیم‌هایی که مستندات آن‌ها توسط داوران مسابقات مورد پذیرش قرار می‌گیرد، اجازه حضور در مرحله سوم را پیدا می‌کنند. در این مرحله دانش‌آموزان به صورت آنلاین به سوالات داوران پاسخ می‌دهند و از مستندات خود دفاع می‌کنند. داوری به صورت آنلاین شرایط خود را دارد و با شرایط حضوری متفاوت است، در صورت عدم رعایت این شرایط، حذف تیم صورت می‌گیرد (شرایط متعاقبا اعلام خواهد شد).